Handwerker-Rechnung prüfen: Was Vermieter wirklich kontrollieren sollten

Wenn du eine Handwerker-Rechnung als Vermieter*in bekommst, musst du sie nicht nur bezahlen — du solltest sie auch prüfen. Vier Dimensionen entscheiden, ob du sie steuerlich richtig verbuchst, was du auf den Mieter umlegen darfst und ob der ausstellende Handwerker formell sauber gearbeitet hat.

1. Umlagefähigkeit nach BetrKV

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche laufenden Kosten du auf den Mieter umlegen darfst — typisch sind Wartung, Reinigung, Versicherung. Reparaturen sind dagegen grundsätzlich nicht umlagefähig: sie bleiben deine Sache als Vermieter. Bei einer Wohnungseigentumsgemeinschaft kommt außerdem die Trennung zwischen Sondereigentum (deine Wohnung) und Gemeinschaftseigentum (Dach, Fassade, zentrale Anlagen) hinzu — Letztere laufen meist über die WEG-Hausgeld-Abrechnung, nicht über deine Einzelrechnung.

Mehr dazu liest du in Umlagefähig nach BetrKV.

2. Klassifikation: Erhaltungsaufwand oder Modernisierung?

Steuerlich ist das die wichtigste Schalt-Information. Reparaturen und Tausch funktional gleichwertiger Geräte zählen als Erhaltungsaufwand und sind sofort als Werbungskosten abzugsfähig. Echte Standard-Verbesserungen sind dagegen Modernisierung und werden über die Nutzungsdauer per AfA abgeschrieben — meist über acht bis zehn Jahre.

Beispiel: Du tauschst einen defekten Herd gegen ein vergleichbares Modell — das ist Erhaltungsaufwand. Du tauschst einen funktionalen Standard-Herd gegen ein Premium-Induktionskochfeld mit Dunstabzug — das ist Modernisierung.

Details und Praxis-Fälle findest du in Instandhaltung oder Modernisierung.

3. Anlage V (Einkommensteuer)

Damit du die Rechnung steuerlich geltend machen kannst, muss sie auf den/die Vermieter*in ausgestellt sein — nicht auf den Mieter. Klingt trivial, kommt aber häufig vor: der Handwerker adressiert die Rechnung an den Mieter, weil er dort den Auftrag entgegengenommen hat. In der Anlage V gehört der Erhaltungsaufwand in die entsprechende Zeile, Modernisierungen wandern in die Anschaffungs-/Herstellungskosten und werden abgeschrieben.

4. §14 UStG — Pflichtangaben

Acht formale Angaben muss jede umsatzsteuerliche Rechnung enthalten: Aussteller-Name+Anschrift, Empfänger-Name+Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungs-/Lieferzeitraum, Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit.

Detail-Liste mit Anschauungsbeispielen: §14 UStG — Pflichtangaben.

So gehst du am besten vor

1. Klassifikation klären: war das alte Gerät defekt, ist die Position eine Reparatur?
2. Adressat checken: steht dein Name auf der Rechnung — mit korrekter Anschrift?
3. Pflichtangaben prüfen: Steuernummer, Rechnungsnummer, klare Leistungsbeschreibung.
4. Umlagefähigkeit für Nebenkostenabrechnung beurteilen — Reparatur = nicht umlegbar, Wartung kann je nach Mietvertrag umlegbar sein.
5. Plausibilität gegen Markt-Range prüfen — bei deutlich über Marktpreis lohnt eine Beanstandung beim Handwerker.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine strukturierte Einschätzung, keine Rechtsberatung. Bei substanziellen Streitfällen empfehlen wir eine Erstberatung beim Bau- oder Werkvertragsanwalt.