Datenschutzerklärung

Anwalts-Disclaimer: Diese Datenschutzerklärung wurde nach bestem Wissen erstellt. Für rechtssichere Compliance empfehlen wir eine anwaltliche Prüfung — insbesondere wenn das Tool über die initiale Build-Phase hinaus genutzt wird.

1. Verantwortlicher

Vonio Immobilien UG (haftungsbeschränkt)
Plathnerstraße 33, 30175 Hannover, Deutschland
Geschäftsführer: Mourice Engelmann
E-Mail: datenschutz@eigentuemer-check.de

2. Überblick der Verarbeitung

Eigentümer-Check ist ein Tool zur strukturierten Einschätzung von Handwerker-Rechnungen für Vermieter*innen. Wir verarbeiten folgende Daten:

• Konto-Daten: E-Mail-Adresse für Magic-Link- Login
• Wohnungs-Daten: Adresse der vermieteten Immobilie, Eigentumsform, Mieter-Status
• Rechnungs-Daten: hochgeladene PDF/Bild- Dateien inkl. dort enthaltener personenbezogener Daten (Aussteller-Name, Adresse, Empfänger-Name)
• Analyse-Outputs: KI-generierte Einschätzungen, Markt-Ranges, Klassifikations-Empfehlungen
• Nutzer-Notizen & Antworten: private Notizen pro Vorgang, Antworten auf Klärungsfragen
• Beanstandungs-Vorgänge: Mail-Texte, Empfänger-Angaben, Status-Verlauf

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten deine Daten auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Bereitstellung des Tools nach deinem Login)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, Schutz vor Missbrauch)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Analytics, Cookies — nur bei aktiver Zustimmung)

4. Speicherdauer

• User-Account: bis zur Löschung durch dich
• Hochgeladene Rechnungs-PDFs: automatische Löschung nach 90 Tagen Inaktivität, jederzeit manuell löschbar
• Analyse-Outputs: bleiben so lange bestehen wie der zugehörige Vorgang — Vorgang löschen entfernt alle Analyse-Daten via Cascade
• Beanstandungs-Threads: bleiben mit dem Vorgang verbunden, werden mit ihm gelöscht
• Server-Logs: 14 Tage, ohne PII oder Rechnungs- Inhalte

5. Verarbeitete Datenkategorien

Personenbezogene Daten in Rechnungen: hochgeladene Rechnungen können Namen, Adressen, Telefon-/Bankdaten von dir und dem Rechnungs-Aussteller enthalten. Wir extrahieren strukturierte Felder (Rechnungs-Nr., Betrag, Datum), aber das vollständige PDF bleibt im Storage liegen.

Übermittlung an die KI: die Rechnungs-PDFs werden zur Analyse an Anthropic übermittelt. Anthropic verarbeitet sie in EU-Routing-Kompatibilität (siehe Sub-Auftragsverarbeiter unten). Anthropic nutzt unsere Daten nicht zum Training.

6. Sub-Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Anbieter mit Auftragsverarbeitungs-Verträgen (AVV) ein:

Mit allen Sub-Auftragsverarbeitern bestehen AVV nach Art. 28 DSGVO.

7. Cookies & Analytics

Technisch notwendige Cookies: Auth-Session- Cookies werden ohne deine Zustimmung gesetzt — sie sind erforderlich, damit du eingeloggt bleibst (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse).

Analytics:Sofern du im Cookie-Banner zustimmst, setzen wir PostHog ein, um Nutzungsverhalten anonymisiert zu analysieren. Du kannst die Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen.

Wir setzen keine Werbe-Cookies und keine Drittanbieter-Tracker ohne deine ausdrückliche Zustimmung.

8. Deine Rechte

Nach DSGVO hast du folgende Rechte:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschungdeiner Daten („Recht auf Vergessen“ — Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde — für Niedersachsen: Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, lfd.niedersachsen.de

9. Datenschutz-Kontakt

Für alle Datenschutz-Anfragen erreichst du uns unter:
datenschutz@eigentuemer-check.de

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung bei Änderungen am Tool oder an den Sub-Auftragsverarbeitern an. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich aktiv per E-Mail.